避免功能为王，OA系统的合理应用是关键

在购买OA系统之前，几乎所有用户都更有可能比较功能和价格。此外，OA用户在选择模型时容易受到各种概念宣传文章的影响。此外，他们对OA没有深刻的理解，因此很容易进入“功能为王”的类型选择错误，认为更多的功能具有更高的性价比。但此时，他们只是忽略了OA的本质：满足自身需求是核心，合理应用OA是关键。

在与OA进行咨询时，一些用户会非常关注OA系统是否具有“知识管理”功能模块，或者该系统是否为协作OA系统。因为知识管理是一个相对较新的话题，而协作是近年来流行的概念宣传，所以这些概念经常被提及。这些概念听起来也很美。因此，我们都希望我们的企业也能实现知识管理，他们也能拥有一个所谓强大的协同办公系统。

事实上，OA办公系统的引入并不取决于其他人拥有什么。这取决于我们需要什么来决定OA系统中应该包含什么。OA的合理应用是关键。如果我们想要一个我们不使用的功能模块，它只是一种装饰，也是对资源的浪费。这里我们主要以知识管理为例来说明OA系统的功能和合理应用。

知识管理中的知识包括显性知识和隐性知识。前者是指记录在各种形状文件中的知识，后者是指存在于人们大脑和思维中的知识和经验。

实现知识管理确实是一个很好的愿望，但问题是，这个愿望太模糊了，到了什么程度？怎样谁应该管理知识？认为通过OA办公系统中的知识管理工具可以顺利实现知识管理是片面的。在当前众多的企业中，即使是大型企业也能真正做好知识管理。

事实上，大多数企业所谓的知识管理并不是真正的知识管理，只是文档管理，或者文档管理的一部分。事实上，文档管理是几乎每个OA系统都具有的基本功能，但这些功能的名称不同。常见的文档管理功能包括上传、共享、更新、存储等。如果企业能够很好地处理这些内容，那就太好了。因为要做好这些事情，你不仅需要工具，还需要一整套文件管理规章制度，以及严格的执行和遵守规则，甚至一个专门的人或专门的人也只能做到这一点。

至于知识管理中的隐性知识，如何从企业员工的大脑中汲取优秀而宝贵的经验，并与企业的其他员工分享。这不是一件容易的事。它还涉及管理技能、心理学和其他科学问题。

事实上，我们不需要深入探讨如何实现隐性知识管理的理论和技能，更不用依赖于比我们人类更“沉闷”的OA知识管理功能。事实上，只要我们正确应用它，我们仍然可以通过许多传统方法实现它，例如OA系统中的论坛和问卷，这些都是交流和共享知识的好工具。更重要的是，企业可以通过建立平等、开放和互动学习的良好氛围来实现良好的沟通和共享。

因此，我们不需要盲目追求各种时尚的功能和概念。OA系统的使用是一个长期的过程。最重要的不是它有什么功能，而是你如何使用它，而是OA解决了什么问题，为用户带来实际帮助。因此，我们必须从根本上认识到，OA系统的合理应用是避免使用OA时“功能为王”错误的关键。

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