如何有效、充分利用OA办公系统的功能

OA办公系统作为企业信息化的基础软件，可以提高办公效率，节约企业管理成本，增强企业管理和企业综合实力；只有当一个单位的绝大多数人使用它，我们才能真正发挥OA办公系统的作用。因此，OA办公系统功能的有效合理使用，尤其是绝大多数人的熟练应用，是OA实施和推广成效的体现。我们可以从以下几个方面有效地使用OA办公系统功能。

1、 按功能分类使用OA办公系统功能

1.推广和使用的标准功能分类

OA办公系统的一般功能可分为流程审批、个人办公、文档、信息发布、行政人员、即时通讯等类型，也可根据用户需求定制新的流程和模块。个人办公、文档、信息发布、即时通讯等一般不需要太多调整。这些功能只能在简单培训后使用。

2.需要调整功能的推广和使用

流程审批和一些功能模块通常需要根据用户单位的实际组织结构和权限进行调整。在正式使用之前，这些功能模块可以由OA软件公司和最终用户共同规划、定义、调整和反复测试。流程和功能形成后，可以对其进行培训和推广使用。

3.推广和使用定制开发功能模块

这类功能一般不包含在标准的OA办公系统功能中，需要由OA软件公司根据用户的需求进行定制和开发。因此，需要选择具有良好业务和计算机的用户来配合需求分析，并在功能开发完成后重复测试。系统稳定后，需要进行培训和晋升。

2、 做好OA系统管理

1、选择好系统管理，OA系统管理员是OA稳定正常运行的重要保障，是用户与OA软件公司之间的桥梁。

2.OA系统管理需要熟练使用OA办公系统的功能，包括一般功能和系统管理功能，并通过OA系统管理工具及时调整人员、权限等的变化。

3.及时回答和收集有关使用的问题，分析有关系统使用和操作的各种问题。

3、 结合实际，深入使用OA办公系统功能

1.功能的使用可以从简单到复杂，从很少到很多模块。

2.结合部门的业务和管理需求，提高用户的积极性。

在开展OA系统内部推广时，首先针对计算机基础较好的人员或核心业务部门进行，然后在此基础上逐步开展。充分结合部门业务和管理需求，解决实际问题，提高用户积极性，形成良好习惯和制度。

3.做好各项技术支持服务，确保系统稳定运行，及时解答和解决系统使用和运行中的各种问题，保持用户单位内部、用户与OA软件厂商之间的良好沟通。

OA办公系统是在用户需求的基础上实现的，使大多数人能够熟练有效地使用OA办公系统的功能，充分发挥OA系统的协同和协同效应，实现办公效率和管理水平的提高。深入有效地应用系统功能，充分发挥OA办公系统的整体效能。

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